Portail des organisations et Gather : Politique de confidentialité
Date d'entrée en vigueur : 18 juin 2026
Dernière mise à jour : 29 juillet 2026
Version : 1.2
Our Circle, Inc., société à but non lucratif de l'Illinois (« Our Circle », « nous », « notre » ou « nos »), s'engage à protéger votre vie privée. La présente Politique de confidentialité explique comment nous recueillons, utilisons, divulguons et protégeons les informations personnelles des administrateurs et du personnel des organisations (« Administrateurs autorisés », « vous ») qui utilisent le Portail des organisations Our Circle (le « Portail », à portal.ourcircle.org) et l'application mobile Gather by Our Circle (« Gather » et, conjointement avec le Portail, les « Services »).
Il ne s'agit pas de la Politique de confidentialité grand public. Si vous êtes un parent ou une personne aidante utilisant l'application mobile Our Circle, vos informations sont traitées conformément à la Politique de confidentialité grand public, et non à la présente politique.
Nous ne sommes pas une entité assujettie à HIPAA : Our Circle n'est ni un prestataire de soins de santé ni une entité assujettie à HIPAA, et les Services sont des outils de participation communautaire, et non des outils destinés aux soins médicaux ou aux informations de santé protégées.
1. Champ d'application et personnes concernées
- S'applique à : Les Administrateurs autorisés qui accèdent au Portail (web) et à Gather (iOS/Android) pour gérer les groupes, événements, Membres et contenus communautaires de leur Organisation, ainsi que les personnes qui soumettent notre formulaire de demande d'accès pour les organisations.
- Public visé : Les Services s'adressent aux adultes de 18+ ans agissant à titre professionnel ou pour le compte d'une organisation. Ils ne s'adressent pas aux enfants.
- Ne remplace pas la Politique de confidentialité grand public : Les familles et les Membres (parents et personnes aidantes) qui utilisent l'application mobile Our Circle sont couverts par la Politique de confidentialité grand public.
- Comptes à double rôle : Un même identifiant Our Circle peut correspondre à la fois à un rôle de parent dans l'application grand public et à un rôle d'Administrateur autorisé dans les Services. Les informations recueillies à votre sujet en tant que parent sont régies par la Politique de confidentialité grand public ; la présente Politique régit votre rôle d'administrateur dans le Portail et Gather, même lorsque le même identifiant est utilisé pour les deux.
- Les Données des membres que vous consultez en tant qu'administrateur sont les informations personnelles des familles, traitées conformément à la Politique de confidentialité grand public et au Contrat d'abonnement des organisations Our Circle, et non à la présente Politique. La présente Politique concerne vos informations en tant qu'Administrateur autorisé. Voir la section 8.
- Relation avec le Contrat d'abonnement : La présente Politique, publiée à ourcircle.org/gather-privacy-policy, est la Politique de confidentialité à laquelle renvoie le Contrat d'abonnement des organisations Our Circle conclu entre Our Circle et votre Organisation, tel que modifié périodiquement. Les informations des familles et des Membres relèvent de la Politique de confidentialité grand public, comme décrit à la section 8.
2. Informations que nous recueillons
2.1 Informations que vous ou votre Organisation fournissez
- Compte et profil : Nom et nom affiché, adresse courriel, organisation(s) que vous représentez, rôle qui vous est attribué et statut de votre compte. Les comptes sont créés pour vous par votre Organisation ou par Our Circle avec un mot de passe temporaire ; l'inscription autonome n'est pas proposée.
- Authentification : Votre numéro de téléphone mobile pour l'authentification multifacteur (MFA) par SMS, et les codes de secours, que nous conservons uniquement sous forme de hachages sécurisés à sens unique.
- Contenu de l'organisation : Contenu que vous soumettez via les Services, notamment les noms et photos de groupes, les détails d'événements, les annonces, publications, commentaires, ressources et fichiers de groupe (tels que des PDF), les messages échangés avec les Membres, ainsi que les photos et vidéos que vous téléversez.
- Demandes d'assistance : Objet, catégorie et message des demandes d'assistance que vous nous envoyez, ainsi que toute capture d'écran que vous choisissez de joindre.
- Informations de candidature : Si vous soumettez notre formulaire public de demande d'accès au nom d'une organisation candidate, nous recueillons les renseignements sur l'organisation ainsi que votre nom de contact, votre adresse courriel, votre numéro de téléphone facultatif et votre rôle.
- Préférences de notification : Vos paramètres de notification par catégorie, la fréquence d'envoi et vos choix de canaux.
- Acceptation de facturation et dossiers contractuels : Lorsqu'un super administrateur accepte le Contrat d'abonnement au moment du paiement, nous enregistrons l'horodatage de l'acceptation, le compte qui accepte, la version du contrat acceptée et l'adresse IP utilisée pour l'acceptation. Lorsqu'une Organisation conclut plutôt le Contrat d'abonnement en signant un bon de commande écrit, nous conservons une copie de l'accord signé, y compris le nom, le titre et la signature du signataire, ainsi que la date de signature.
2.2 Informations recueillies automatiquement
- Données d'appareil et de journalisation : Adresse IP, type de navigateur et d'appareil, système d'exploitation et version, version de l'application ou du navigateur, langue et fuseau horaire, horodatages, ainsi que les pages et actions que vous utilisez dans les Services.
- Identifiants et jetons : Jetons d'authentification Firebase (conservés dans le stockage local de votre navigateur ou appareil pendant votre connexion) ; enregistrements de session côté serveur (actualisés pendant l'utilisation et expirant après 7 jours d'inactivité) ; et, uniquement dans Gather, un jeton de notification push (FCM) accompagné de la plateforme de votre appareil, qui est invalidé lorsque vous vous déconnectez.
- Signaux de sécurité : Attestation d'intégrité de l'appareil et de l'application par Firebase App Check, avec reCAPTCHA Enterprise sur le web et Google Play Integrity ou Apple App Attest sur mobile. Sur le web, Google reçoit des signaux du navigateur et de l'appareil ainsi que votre adresse IP pour évaluer le risque à chaque session ; sur mobile, Google (Play Integrity) ou Apple (App Attest) reçoit des signaux d'intégrité de l'appareil.
- Journaux d'audit : Enregistrement des actions administratives (par exemple, connexions, changements d'équipe, invitations, publications, événements MFA et opérations de facturation), avec horodatages et, lorsqu'ils sont disponibles, adresse IP et agent utilisateur du navigateur, conservé à des fins de sécurité et de responsabilité.
- Plantages et diagnostics (Gather uniquement) : Rapports de plantage, données de performance, modèle de l'appareil, système d'exploitation, version de l'application, adresse IP et relectures d'un échantillon de sessions (avec les textes et images à l'écran masqués par défaut), recueillis via Sentry. Le Portail web ne contient aucun SDK d'analyse ou de signalement des plantages.
- Ce que nous ne recueillons pas : GPS de l'appareil ou localisation précise ; vos contacts ; identifiants publicitaires ; identifiants ou informations biométriques tels que définis par l'Illinois Biometric Information Privacy Act ; ou numéros de carte de paiement (les informations de paiement sont saisies directement auprès de Stripe).
3. Comment nous utilisons les informations
- Fourniture des Services : Vous authentifier, sécuriser votre compte (y compris par MFA) et faire fonctionner les outils d'administration du Portail et de Gather.
- Communications : Envoyer des courriels de service et, si vous utilisez Gather et les activez, des notifications push concernant l'activité du compte, la sécurité et les mises à jour importantes. Nous envoyons également des courriels de notification et des synthèses quotidiennes ou hebdomadaires selon vos préférences ; les synthèses peuvent inclure des extraits de l'activité sur la plateforme (voir la section 7).
- Facturation et abonnements : Administrer l'abonnement de votre Organisation et les éventuels abonnements de familles pris en charge au titre du Contrat d'abonnement, via notre prestataire de paiement (Stripe). Nous ne conservons pas les numéros complets des cartes de paiement.
- Sûreté, sécurité et prévention de la fraude : Vérifier la légitimité des accès, maintenir des pistes d'audit, détecter et prévenir les abus, et faire respecter nos Conditions et politiques.
- Modération du contenu : Examiner les publications, commentaires et médias téléversés au moyen de systèmes automatisés, y compris un fournisseur tiers d'intelligence artificielle, et d'un examen humain.
- Assistance : Répondre à vos demandes et résoudre les problèmes.
- Diagnostics et amélioration : Diagnostiquer les plantages et erreurs, corriger les bugs, améliorer les performances et développer de nouvelles fonctionnalités.
- Respect de la loi : Respecter les lois applicables et répondre aux demandes légales.
4. Accès de l'assistance et connexion au nom d'un compte
À des fins d'assistance, de sécurité ou de dépannage, les administrateurs de la plateforme Our Circle peuvent accéder au compte d'un Administrateur autorisé ou s'y connecter au moyen d'une session d'assistance limitée dans le temps (environ 60 minutes). Les sessions d'assistance ne peuvent être lancées que par des administrateurs vérifiés de la plateforme Our Circle, affichent une bannière visible pendant leur activité, ne permettent pas d'accéder aux comptes d'autres administrateurs de la plateforme et sont enregistrées dans nos journaux d'audit, y compris l'administrateur intervenant, le compte concerné, l'horodatage et, lorsqu'ils sont disponibles, l'adresse IP et l'agent utilisateur du navigateur.5. Cookies, stockage local et suivi
- Portail (web) : Le Portail ne dépose aucun cookie publicitaire ou d'analyse. Le code de notre application utilise le stockage local et le stockage de session du navigateur uniquement pour des fonctions essentielles : votre session d'authentification (gérée par Firebase), la dernière organisation et le dernier groupe sélectionnés, et les messages d'aide que vous avez fermés. Google reCAPTCHA Enterprise et Firebase App Check fonctionnent pour prévenir les abus et peuvent définir leurs propres identifiants.
- Gather (mobile) : L'application utilise des SDK mobiles pour l'authentification, la messagerie push, l'intégrité de l'application et les diagnostics de plantage.
- Aucune publicité ni aucun suivi intersites : Nous n'utilisons pas de SDK publicitaires, ne pratiquons pas de suivi intersites et n'utilisons jamais vos données pour de la publicité ciblée ou du reciblage.
- Do Not Track / Global Privacy Control : Puisque nous ne pratiquons pas de suivi intersites et ne vendons pas d'informations personnelles ni ne les partageons à des fins de publicité comportementale entre différents contextes, les Services ne répondent pas différemment aux signaux Do Not Track ou Global Privacy Control des navigateurs.
6. Services tiers que nous utilisons
Nous partageons des informations avec des prestataires qui traitent des données pour notre compte, strictement aux fins décrites ci-dessous. Ces prestataires agissent dans le cadre de contrats qui limitent leur utilisation de vos informations à la fourniture de services pour notre compte et leur imposent de les protéger par des garanties au moins aussi protectrices que celles décrites dans la présente Politique. Apple et Google, lorsqu'ils agissent en tant que plateformes de boutique d'applications, de notifications push ou d'attestation d'appareils, traitent certaines données conformément à leurs propres politiques de confidentialité, dont les liens figurent ci-dessous :- Google (Firebase et Google Cloud) : Authentification (y compris l'envoi de codes MFA par SMS), base de données, stockage de fichiers, hébergement, informatique sans serveur, messagerie push pour Gather, attestation d'intégrité de l'application (App Check) et configuration, dans des centres de données aux États-Unis. Confidentialité et sécurité
- Render : Héberge nos services API (api.ourcircle.org) aux États-Unis (Ohio) et traite les requêtes aux Services, y compris les jetons d'authentification et le contenu des requêtes. Politique de confidentialité
- Mailgun (Sinch) : Envoie nos courriels de service, de notification et de synthèse. Politique de confidentialité
- Stripe : Facturation des abonnements et traitement des paiements. Les informations de paiement sont saisies directement auprès de Stripe ; Stripe reçoit le nom de votre Organisation et son adresse courriel de facturation, et non les profils individuels des administrateurs. Politique de confidentialité
- Cloudflare : Hébergement et diffusion des images et vidéos téléversées. Politique de confidentialité
- Sentry : Diagnostics des plantages et des performances pour Gather et surveillance des erreurs de notre API. Politique de confidentialité
- OpenAI : Examen automatisé de modération du contenu pour les publications, commentaires et médias téléversés. Politique de confidentialité
- Google reCAPTCHA Enterprise : Prévention des abus et des robots sur le Portail. Politique de confidentialité
- Apple et Google : Distribution de l'application mobile Gather et livraison des notifications push (APNs/FCM). Apple • Google
7. Comment nous partageons les informations
- Aucune vente d'informations personnelles : Nous ne vendons ni ne louons vos informations personnelles.
- Prestataires de services : Nous partageons des données avec les prestataires énumérés ci-dessus pour exploiter et améliorer les Services, dans le cadre de contrats qui limitent leur utilisation de vos données.
- Au sein de votre Organisation et avec les Membres : Votre nom ou nom affiché est visible par les Membres sur les publications communautaires que vous publiez et dans les messages que vous envoyez ; les publications et événements sont présentés sous le nom et l'image de votre Organisation ou groupe, et non avec une photo personnelle de vous. Votre nom, rôle, coordonnées et activité sont visibles par les autres administrateurs de votre Organisation.
- Courriels de notification et de synthèse : Les courriels de notification et de synthèse qui vous sont envoyés contiennent des extraits de l'activité sur la plateforme, qui peuvent inclure les noms des Membres et des extraits de contenu. Traitez ces courriels conformément à vos obligations relatives aux Données des membres dans les Conditions d'utilisation du Portail des organisations et de Gather.
- Données agrégées ou désidentifiées : Nous pouvons créer et utiliser des données agrégées ou désidentifiées (par exemple, pour des rapports d'impact et de subventions ou des analyses comparatives) qui ne permettent d'identifier ni vous, ni votre Organisation, ni aucun Membre. Nous conservons et utilisons ces données uniquement sous forme désidentifiée et ne tentons pas de les réidentifier.
- Aucun partage publicitaire : Nous ne partageons pas d'informations personnelles à des fins de publicité comportementale entre différents contextes et ne les utilisons pas pour de la publicité ciblée.
- Obligations légales et sécurité : Nous pouvons divulguer des informations si la loi l'exige ou pour protéger les droits, la sécurité et l'intégrité de nos utilisateurs et des Services.
- Transferts d'activité : En cas de fusion, d'acquisition ou de vente d'actifs, les informations peuvent être transférées sous réserve de la présente Politique.
8. Données des membres auxquelles vous accédez en tant qu'administrateur
Lorsque vous agissez en tant qu'Administrateur autorisé, vous pouvez consulter des informations limitées sur les familles de vos groupes : le nom affiché d'un Membre, sa photo de profil, l'adresse courriel de son compte, sa localisation générale (ville et État), sa date et son mode d'adhésion (y compris tout code d'invitation utilisé), un résumé de sa participation (tel que le nombre de publications et de commentaires et ses réponses aux invitations aux événements de votre Organisation) et tout badge attribué par votre Organisation. Les administrateurs ne reçoivent pas les profils d'enfants, les détails des besoins de soutien, les numéros de téléphone des Membres, leur localisation précise ni les messages privés entre familles. Ces Données des membres sont les informations personnelles des familles et sont régies par la Politique de confidentialité grand public et les dispositions de traitement des données du Contrat d'abonnement des organisations Our Circle, et non par la présente Politique. Vos obligations dans le traitement des Données des membres, y compris la confidentialité et les restrictions d'utilisation, sont définies dans les Conditions d'utilisation du Portail des organisations et de Gather. Lorsqu'un Membre quitte un groupe, son enregistrement d'adhésion est supprimé et son profil n'est plus visible par votre Organisation ; vous ne pouvez pas conserver ses Données des membres (voir les Conditions d'utilisation).
9. Conservation des données
- Données du compte et du profil : Conservées tant que votre compte est actif. Lorsque vous êtes retiré d'une Organisation, l'accès à cette Organisation est révoqué ; lorsque vous êtes retiré de votre dernière ou unique Organisation, votre compte est désactivé et son enregistrement est conservé jusqu'à la réception et au traitement d'une demande de suppression (voir la section 13).
- Numéro de téléphone MFA : Conservé tant que la MFA est inscrite sur votre compte, puis supprimé lorsque Our Circle ou votre Organisation retire la MFA de votre compte, ou à la suite d'une demande de suppression.
- Jeton push de Gather : Invalidé lorsque vous vous déconnectez.
- Journaux d'audit, enregistrements de session, preuves d'acceptation et contrats signés, tickets d'assistance et demandes d'accès : Conservés aussi longtemps que nécessaire à des fins de sécurité, de résolution des litiges, juridiques et de conformité.
- Dossiers de facturation : Conservés selon les exigences fiscales, d'audit et juridiques. Stripe conserve également des dossiers de facturation conformément à sa propre politique.
- Éléments en attente de synthèse : Supprimés après l'envoi du courriel de synthèse.
- Contenu publié pour votre Organisation : Conservé conformément aux instructions de votre Organisation et au Contrat d'abonnement.
10. Sécurité
- Protections : Chiffrement en transit, infrastructure cloud sécurisée, contrôles d'accès stricts, App Check, journalisation d'audit, suppression des données EXIF des images téléversées et surveillance régulière.
- Authentification multifacteur : La MFA par SMS est obligatoire pour protéger l'accès aux Services, et les codes de secours MFA sont conservés uniquement sous forme de hachages à sens unique.
- Limites : Aucune méthode de transmission ou de stockage n'est sécurisée à 100%. Utilisez un mot de passe fort et unique, maintenez la MFA activée et gardez votre appareil à jour.
11. Vos droits et choix
Nous accordons les droits et protections suivants à titre de bonnes pratiques à tous les Administrateurs autorisés, quel que soit leur lieu de résidence :
- Accès et portabilité : Demander une copie de vos données.
- Rectification et suppression : Mettre à jour vos informations ou demander la suppression de votre compte et de vos données. Notez que certaines informations de compte sont contrôlées par votre Organisation et que certains enregistrements (tels que les journaux d'audit et les dossiers de facturation) peuvent être conservés selon les exigences de sécurité, de conformité ou juridiques.
- Préférences : Gérer les préférences de notification dans les Services et dans les paramètres de votre appareil.
- Cookies et stockage : Contrôler les cookies et le stockage local dans les paramètres de votre navigateur et de votre appareil.
12. Droits à la vie privée dans les États des États-Unis
Dans la mesure où le droit applicable vous accorde ces droits, la présente section les décrit et explique comment les exercer :- Catégories d'informations personnelles recueillies : Identifiants (tels que nom, adresse courriel, numéro de téléphone, adresse IP et identifiants d'appareil) ; informations professionnelles ou liées à l'emploi (telles que votre affiliation à une organisation et votre rôle) ; activité sur Internet ou d'autres réseaux électroniques (telle que les données de journalisation, les enregistrements d'audit et vos actions dans les Services) ; informations audiovisuelles (photos, vidéos et fichiers que vous téléversez) ; et informations personnelles sensibles limitées aux identifiants de connexion au compte et aux données de sécurité (votre mot de passe, votre numéro de téléphone MFA et les codes de secours MFA hachés). Nous ne produisons pas d'inférences à votre sujet à des fins de profilage.
- Sources : Vous, votre Organisation (qui crée votre compte), la collecte automatique lors de votre utilisation des Services et nos prestataires de services.
- Finalités : Les finalités professionnelles décrites à la section 3.
- Catégories de destinataires : Les prestataires énumérés à la section 6 et les autres destinataires décrits à la section 7.
- Aucune vente ni aucun partage : Nous ne vendons pas d'informations personnelles et ne les partageons pas à des fins de publicité comportementale entre différents contextes. Nous utilisons et divulguons les informations personnelles sensibles (identifiants de connexion au compte et données de sécurité) uniquement pour vous authentifier et sécuriser votre compte, et dans les autres cas permis par le droit applicable.
- Vos droits : Connaître les informations personnelles que nous détenons à votre sujet et y accéder, rectifier les informations inexactes, demander leur suppression et ne pas subir de discrimination pour avoir exercé ces droits.
- Mandataires autorisés : Vous pouvez faire appel à un mandataire autorisé pour soumettre une demande en votre nom ; nous pouvons exiger une preuve de son pouvoir d'agir et une vérification de votre identité.
- Comment exercer vos droits : Écrivez à privacy@ourcircle.org ou soumettez une demande d'assistance dans le Portail ou Gather. Nous répondrons dans les délais requis par le droit applicable (généralement dans les 45 jours, avec une prolongation lorsque cela est raisonnablement nécessaire).
13. Suppression du compte et des données
Les comptes d'administrateurs étant créés par les Organisations, leur suppression fonctionne comme suit :- Retrait par votre Organisation : Le super administrateur de votre Organisation peut vous retirer de l'Organisation, ce qui révoque votre accès à celle-ci. Lorsque vous êtes retiré de votre dernière ou unique Organisation, votre compte est désactivé.
- Demande de suppression dans Gather : Dans Gather, ouvrez le menu Plus et choisissez « Supprimer mon compte » pour nous envoyer directement une demande de suppression depuis l'application.
- Demande de suppression sans l'application : Écrivez à privacy@ourcircle.org ou soumettez une demande d'assistance dans le Portail.
14. Exactitude des données et pouvoir d'agir
Les Administrateurs autorisés sont responsables du maintien de l'exactitude des informations de leur compte et de leur Organisation, et doivent s'assurer qu'ils ont le pouvoir d'agir au nom de leur Organisation.15. Confidentialité des enfants et informations liées à la santé
- Réservé aux adultes : Les Services s'adressent aux adultes de 18+ ans agissant pour le compte d'une organisation et ne s'adressent pas aux enfants. Nous ne recueillons pas sciemment d'informations personnelles auprès d'enfants de moins de 13 ans via le Portail ou Gather.
- Informations sur les enfants que vous pouvez consulter : Les informations sur les enfants des Membres que vous pouvez consulter en tant qu'administrateur sont fournies par les parents via l'application grand public Our Circle et sont régies par la Politique de confidentialité grand public.
- Informations liées à la santé : Les informations des Membres peuvent révéler des renseignements sur la santé ou le handicap d'enfants. Nous ne vendons jamais ces informations, ne les utilisons jamais pour de la publicité ciblée et ne les utilisons jamais pour entraîner des modèles d'IA tiers ; le contenu est partagé avec notre prestataire de modération par IA uniquement pour l'examiner à des fins de sécurité, comme décrit aux sections 3 et 6.
- Ne convient pas aux dossiers médicaux : Les Services ne sont pas destinés aux dossiers médicaux ; ne téléversez pas de dossiers médicaux ou d'informations d'assurance. Nous ne sommes ni une entité assujettie ni un partenaire commercial au sens de HIPAA ; les informations sur la plateforme sont protégées par la présente Politique et les lois applicables sur la confidentialité des consommateurs, et non par HIPAA.
- Aucune biométrie : Nous ne recueillons, ne capturons ni ne conservons d'identifiants ou d'informations biométriques tels que définis par l'Illinois Biometric Information Privacy Act.
16. Transferts internationaux de données
Vos informations sont conservées et traitées aux États-Unis, notamment dans les régions américaines de Google Cloud et chez notre hébergeur d'API en Ohio. Si vous accédez aux Services depuis l'extérieur des États-Unis, vous comprenez et acceptez que vos informations soient traitées aux États-Unis.17. Modifications de la présente Politique
Nous pouvons mettre à jour la présente Politique de confidentialité pour tenir compte de changements dans nos pratiques ou dans les exigences légales. Nous publierons la politique mise à jour ici et, pour les changements importants, fournirons une notification supplémentaire (par exemple, dans les Services ou par courriel). La date d'entrée en vigueur et la date de dernière mise à jour sont indiquées en haut de la présente Politique.18. Nous contacter
Pour toute question ou demande relative à la confidentialité, contactez-nous :- Courriel (confidentialité) : privacy@ourcircle.org
- Questions juridiques : legal@ourcircle.org
- Assistance : help@ourcircle.org
- Adresse : 24321 S Iroquois Dr, Channahon, IL 60410, USA